Как оптимизировать образователь­ные проекты за 4 шага

Образовательные проекты в условиях карантина для HR-департаментов и управлений КСО. Гайд по пересборке от Смарт Курс.

В период кризиса образовательные проекты оказываются первыми в очереди, которые компании ставят на паузу.

Предлагаем 4 инструмента для тех, кому всё же придется закрыть часть своих проектов.

Шаг 1: список проектов (карта)

Составить список всех образовательных и около образовательных проектов департамента.

Карта проектов может выглядеть как список в excel или календарь-план. Главное — иметь всё ваше «про образование» перед глазами на одном слайде.

Поскольку образовательные проекты запускают и маркетинг, и PR, и HR, и КСО и GR, случаются ситуации, когда отделы параллельно работают над очень похожими программами. Желательно включить их в общий список.

Каждый проект уникален и выполняет определенную задачу своего департамента. Но на уровне компании они остаются проектами, которые работают на одну и ту же или очень похожую цель. Поэтому придётся найти железные аргументы, чтобы отстоять свою программу, или признать, что она имеет большие шансы на «заморозку».

Таким образом, уже на первом шаге могут возникнуть первые претенденты to be put on hold.

Шаг 2: сокращение цели

Редко бывает так, чтобы вся работа департамента была подчинена одной цели. В ситуации, когда требуется сократить количество проектов, приходится выбирать ключевые задачи из всех тех, которые стоят перед командой.

Выпишите все цели, затем выделите самые важные, исходя из принятой на совете директоров текущей повестки и утвержденных на конец года KPI. Опирайтесь на них в дальнейшей работе.

Оцените, отвечает ли каждый проект из списка краткосрочной или среднесрочной согласованной цели. Оставьте те, которые отвечают. Всё, что не помогает в достижении целей, перенесите в столбик «Когда-нибудь после 2020».

Шаг 3: воронка

Когда у вас уже есть карта проектов и зафиксированная цель, нужно разнести проекты по трём категориям:

После чего проанализируйте программы в каждой группе по следующим критериям и ответьте на вопросы:

— Действительно ли необходимо такое количество проектов на этом этапе?

— Есть ли в рамках одного этапа воронки дублирующие друг друга проекты?

— Какие проекты в текущих условиях наименее эффективны для достижения итоговых целей этапа и всей воронки?

Если смотреть достаточно критично на каждый проект каждого этапа воронки и их результаты, станет очевидным, какие из проектов не смогут привести к ожидаемым целям и показателям в этом году.

Шаг 4: потенциал к масштабированию

Для масштабирования проекта необходимы итоговые методические материалы, которые позволили бы повторить мероприятие с меньшим бюджетом или другой командой.

Идеально, когда по каждой программе у вас готовы следующие материалы:

— Скрипт. Что проводить?

— Гайд. Как проводить эту программу?

— Раздаточные материалы, если они нужны для реализации программы (минимум дизайна).

— Отчет с рекомендациям. Что мы узнали за этот год, что важно учитывать?

Важно четко понимать, в каком из проектов у вас есть специалист, который сможет передать материалы программы другим преподавателям, тренерам и педагогам.

Идеальный вариант — последовательно идти по всем четырем шагам, оценивая проекты с разных сторон. Так вы сможете сделать работу в HR-департаментах и управлениях КСО наиболее эффективной.