Как работать меньше, но продуктивнее
Стремясь к успеху, многие люди трудятся практически без отдыха. Но со временем такой подход приводит к прокрастинации, хронической усталости и снижению производительности. Для достижения целей нужно увеличивать не рабочее время, а продуктивность, то есть скорость и качество выполнения задач. Plus-one.ru рассказывает, как стать продуктивным и не засиживаться на работе допоздна.
Расставьте приоритеты
Чтобы уделить максимум времени важным вещам и быстро сделать работу, следуйте четырем принципам:
Удаляйте. Не открывайте рассылки, спам, неактуальную переписку — сразу удаляйте. Этот совет особенно важен для тех, кто только что вышел из отпуска.
Делегируйте. Итальянский социолог Вильфредо Парето говорил: «Чем больше задач, тем ниже продуктивность». Перепоручайте мелкие дела подчиненным, чтобы лучше сконцентрироваться на приоритетных проектах.
Откладывайте. В течение рабочего дня на вас могут сыпаться десятки задач, но далеко не все из них требуют немедленной реакции. Старайтесь не бросать начатое дело без веского повода.
Делайте. Важные задачи стоит выполнить немедленно, не дожидаясь нужного настроя или близости дедлайна.
Обеспечьте себе комфорт
Один из секретов продуктивной работы заключается в избавлении от раздражающих мелочей. Попросите коллег слушать музыку в наушниках, почистите компьютер, чтобы он не зависал, замените мерцающую лампочку. Чтобы повысить продуктивность, лучше работать при дневном свете или выбирать лампы с цветовой температурой 3000 К.
Стул, на котором вы сидите большую часть дня, должен быть максимально комфортным. Отрегулируйте высоту и наклон спинки, убедитесь, что локти слегка касаются подлокотников, а не лежат на них. Если опустить подлокотники не получается, лучше убрать их, чтобы кисти рук не получали лишнюю нагрузку.
Разместите монитор так, чтобы его верхний край находился на уровне глаз или чуть ниже. От экрана не должен отражаться свет, поэтому нужно пользоваться жалюзи.
Организуйте порядок на рабочем месте
Эксперт по организации Лиза Заслав говорит, что в среднем человек теряет час рабочего времени в день из-за беспорядка. Этого можно избежать, выделив один день на уборку и систематизацию вещей. Функциональное пространство, в котором нет ничего лишнего, поможет поддерживать высокую производительность в течение дня.
Приведите рабочее место в порядок:
Предметы, которыми вы регулярно пользуетесь, должны находиться в пределах досягаемости, чтобы за ними не нужно было тянуться. Постоянно вставая из-за стола за карандашом или любой другой мелочью, вы будете отвлекаться от дела.
Выбросьте лишние бумаги, а остальные — рассортируйте. Не перечитывайте документы во время сортировки, иначе это занятие может растянуться на несколько дней. Сделайте пометки на архивных коробках, чтобы можно было быстро найти любую бумагу. Все это относится и к электронным документам — вовремя производите их ревизию и все ненужное отправляйте в корзину.
Не злоупотребляйте стикерами. Десятки разноцветных листочков, от которых рябит в глазах, не принесут пользы и помешают работать продуктивнее. Пишите на стикерах только самые важные напоминания.
Соблюдайте баланс между работой и личной жизнью. Не держите на столе больше трех личных вещей. Памятные фотографии и другие предметы, вызывающие сильные эмоции, могут снизить продуктивность.
Освободите рабочий стол — как реальный, так и виртуальный. Большое количество объектов в поле зрения отвлекает от текущей задачи и приводит к потере времени. Кроме того, беспорядок может вызывать чувство беспокойства.
Не стремитесь к недостижимому идеалу
Перфекционизм не зря называют злейшим врагом личной продуктивности. В кинопроизводстве есть выражение: «Фильм нельзя закончить, его можно только остановить». Это значит, что в какой-то момент нужно перестать доводить каждую деталь до совершенства и принять результат таким, какой он есть.
Постоянное стремление к идеалу может погрузить человека в состояние хронического стресса и свести продуктивность к нулю. К тому же фокус на мелких деталях мешает адекватной оценке результата. Найдите в себе силы сосредоточиться на главном, завершить задачу и устремиться к новым достижениям.
Оптимизируйте рабочее время
Чтобы управлять своим временем и загруженностью, воспользуйтесь методами и приемами тайм-менеджмента:
Откажитесь от привычки делать много дел одновременно. Постоянное переключение внимания с одной задачи на другую ослабляет концентрацию и мешает продуктивно работать.
Планируйте переговоры, встречи, а также рутинные дела в четкой последовательности. Желательно решить все важные вопросы в начале дня, чтобы навязчивые мысли о них не снижали продуктивность.
Настройтесь на работу с помощью выполнения простых задач, например ответов на письма. Это позволит войти в деловой ритм и активизировать работу мозга.
Любое дело может растянуться до бесконечности, поэтому ставьте дедлайны, чтобы быть продуктивным.
Сначала обдумайте этапы работы, а затем приступите к ее выполнению.
Делайте перерывы
Отсутствие перерывов в работе приводит к стрессу, синдрому хронической усталости и эмоциональному выгоранию. Важен не только физический, но и психологический отдых. Результаты исследования латвийской компании Draugiem Group показали, что самые эффективные сотрудники компаний тратят на работу меньше времени, чем все остальные, так как регулярно делают перерывы. В среднем такие служащие отдыхают по 17 минут через каждые 52 минуты активной работы. Во время перерыва они не сидят в соцсетях, а выходят на улицу, общаются с коллегами или читают книгу.
Кэти Сэкстон, эксперт по производительности труда компании Draugiem Group, назвала регулярные перерывы лучшим способом поддерживать концентрацию внимания. Мозг человека не создан для непрерывной нагрузки в течение восьми часов, поэтому пренебрежение отдыхом неизбежно приводит к ухудшению его работы.
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен.
Автор
Вера Жихарева
